Dokumentenmanagement – DMS-Systeme entwickeln sich weiter

Dokumente sind lebenszyklusecht zu verwalten, meint das Forschungsinstitut für Rationalisierung. Ein entprechend erfolgreich eingesetztes Dokumentenmanagementsystem gilt als Tool, um Kosten zu senken; Durchlaufzeiten und Reaktionszeiten zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz und Sicherheit bei der Dokumentverwaltung zu steigern. Ein 3PhasenKonzept soll bei der Auswahl und Bewertung solcher Systeme unterstützen. Dass dies erforderlich ist, beweisen die ca. 350 Systemanbieter der DMS EXPO mit ihren unterschiedlichen Ansätzen.

Dokumentenmanagement der KYOCERA

Die KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH bietet ein neues Dienstleistungsprogramm für wirtschaftlichen Druck und Management von Dokumenten; als vorteilhaft wird präsentiert:

  • ganzheitliches Analysieren, Optimieren und Managen;
  • eine kontinuierlich konsolidierte Geräteflotte;
  • eine 100%-ige Kostentransparenz;
  • Einsparungen von bis zu 30%;
  • maßgeschneiderte Services.

Dokumentenmanagement von Triumph Adler

Die TA Triumph Adler AG setzt gezielt auf das Outsourcing des Dokumentenmanagements; insbesondere für Unternehmen, die in neue Systeme nur begrenzt investieren können; und stellt dabei heraus, dass:

  • ohne Investitionen mehr Flexibilität realisiert wird;
  • mit geringstmöglichem Aufwand Kosten reduziert werden;
  • eine technische State-of-the-Art-Lösung verbrauchsoptimiert ausgerichtet ist,
  • nur die „Seite zu bezahlen“ ist und dadurch die Kapitalbindung entfällt.

Dokumentenmanagement von USU

Die USU Software AG propagiert eine KnowledgeBase, die über eine browserbasierte Oberfläche zu bedienen ist; mit den Merkmalen:

  • eines intuitiv anwendbaren, browserbasierten Editors;
  • einer workflow-unterstützten Erstellung, Freigabe und Wiedervorlage von Dokumenten;
  • maßgeschneiderter, unternehmensspezifischer Dokumententypen;
  • kontrollierter und individuell definierbarer Benutzer- und Zugriffsrechte.

Dokumentenmanagement von  Iron Mountain

Die Iron Mountain Deutschland GmbH hingegen will die Lücke schließen zwischen den physischen und digitalen Unterlagen, und konzentriert sich dabei auf:

  • ein flexibles Management der aktiv genutzten Unterlagen;
  • ein Höchstmaß an Sicherheit;
  • ein effektives Management der Gesamtkosten für Archivierung und Zugriff;
  • einen schnellen, gleichzeitigen Zugriff auf Dokumente von verteilten Standorten;
  • eine durchgehende Zuständigkeitskette;
  • vollständig kontrollierte Dokumente.

Dokumentenmanagement von Scalaris

Die Scalaris AG nimmt sich das Handling von Dokumenten vor und setzt dabei auf eine fallbezogene Zusammenführung; als nutzbringende Faktoren gelten:

  • eliminierte Medienbrüche;
  • reduzierte Raum-, Kopier- und Druckkosten;
  • eine beschleunigte Informationsbeschaffung und Informationsverteilung;
  • von überall her, gleichzeitig einsehbare Dokumente;
  • eine teamorientiert unterstützte Vorgangsbearbeitung;
  • flexibel an Veränderungen anpassbare Dokumentenmanagement-Strukturen.

Dokumentenmanagement – die Vorschriften

Darüberhinaus ist nicht zu vergessen, dass für das Dokumentenmanagement länderspezifische Unterschiede zu beachten sind; etwa für:

  • Aufbewahrungsfristen;
  • die Archivierungspflicht für E-Mails;
  • Sanktionen, wenn kaufmännische Unterlagen nicht gesetzeskonform aufbewahrt werden.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme hat die rechtlichen Anforderungen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Österreich, Schweiz und Spanien publiziert: als Legal Requirements for Document Management in Europe.